Vous venez d'être désigné... Félicitations
Ces pages web ont pour but de vous guider à travers le portail réservé au personnel de l'UCL.
A faire
SUR CETTE PAGE
Mémo - Documents à remettre lors de votre désignation
- INDISPENSABLE : une photo d’identité destinée à la confection de votre carte de membre du personnel et au répertoire de l’UCL
- photo-couleur sur fond blanc et sur papier (pas de photocopies couleurs)
- Format carte d'identité (45 x 35 mm, de visage centré et de face)
- récente et non endommagée (pas d’agrafes)
La photo peut être envoyée par la suite mais elle sera nécessaire à la production de votre carte de membre du personnel !
- Une copie du diplôme
- Une photocopie de la carte d’identité ou du passeport
- Renseignements administratifs :
- Numéro de registre national (ce numéro figure habituellement au dos de la carte d’identité)
- Numéro de carte SIS
- Numéro de compte en banque : le paiement des traitements s’effectue à terme échu par virement bancaire
Ces documents doivent être dûment complétés et signés. Ils peuvent être retournés :
- soit par courrier au Service du personnel, Place de l’Université 1, bte L0.01.11 – 1348 Louvain-la-Neuve, à l'attention de Marie-Dominique Heureux.
- soit dans la boîte aux lettres à l’entrée du service (Halles universitaires, aile C, 2e étage)
- Formulaire de surveillance de santé
- Formulaire d'adhésion au statut administratif des membres du corps académique
- Clause cession-licence
> Ces documents sont accessibles sur la page Formulaires.
Votre carte de membre du personnel
Vous disposez d’une carte de membre du personnel. Elle est munie d’une puce incorporée, de votre numéro FGS (votre numéro d’identification UCL) et d’un numéro de carte.
Quand le Service du personnel est en possession de votre photo d'identité, il la transmet au Service de gestion du patrimoine - logistique (GPLO) qui commande votre carte. Son émission prend au minimum 10 jours. Le Service GPLO vous enverra votre carte par courrier interne à votre adresse UCL.
> Procédure d’obtention de la carte
Cette carte vous permet entre autres : l'accès et l’emprunt de livres aux bibliothèques, l'accès aux salles didactiques, l'accès aux bâtiments protégés, la signature électronique de mails et de documents, le chiffrement des données, l'authentification sur poste de travail, l'authentification permettant d'accéder à des serveurs et l'accès aux parkings.
Renseignements complémentaires : www.uclouvain.be/smartcard
Votre email et autres accès électroniques
1. Vous devez vous munir de:
- votre numéro FGS (numéro d’identification UCL). Ce numéro figure sur votre carte de membre du personnel.
- votre date de naissance
Si vous ne disposez pas encore de votre carte de membre du personnel, vous pouvez obtenir votre numéro FGS auprès du Service desk (010 47 82 82, du lundi au vendredi de 8h30 à 17h30, service-desk@uclouvain.be).
2. Vous devez activer votre « compte utilisateur global UCL »
Ce compte a été créé lors de votre engagement mais n’a pas été activé. Activer votre compte signifie obtenir votre identifiant et choisir votre mot de passe. Une fois votre compte activé, votre email sera fonctionnel. > pour activer votre compte.
3. Vous avez accès aux services électroniques de l’UCL.
Deux exemples :
- Votre bureau virtuel
Le bureau virtuel est un espace virtuel, qui vous est réservé et personnel. Il donne accès à des informations et services (fiche de paie en ligne, gestion des comptes…). Pour y accéder, identifiez-vous (à l’aide de votre identifiant global UCL) en haut des pages web UCL (voir mode d’emploi).
Une fois identifié, vous aurez également accès aux informations « internes » qui sont publiées sur le site web de l’UCL (identifiables par un carré vert).
- Votre adresse électronique
Elle est composée normalement de votre prenom.nom@uclouvain.be.
Consultez la page www.uclouvain.be/si-mail.
4. Pour en savoir plus sur les services électroniques de l’UCL.
Votre emplacement de parking
À Louvain-la-Neuve
Les parkings réservés au personnel sont accessibles :
- gratuitement : à l’aide d’une vignette ou de votre carte de membre du personnel
- sur abonnement : à l’aide de votre carte de membre du personnel
Pour obtenir une vignette ou un abonnement
À Bruxelles-Woluwe
Les parkings réservés au personnel sont accessibles à l’aide de votre carte de membre du personnel.
- La carte doit être «validée» par le Service compétent (sur demande signée par le responsable de l’entité à laquelle vous êtes rattaché). > procédure
Votre bureau
Téléphone
Les demandes de modification téléphonique peuvent être effectuées via un formulaire.
Modification de vos coordonnées profesionnelles
Via votre bureau virtuel (lire ci-dessus), il est possible de compléter/modifier vos coordonnées profesionnelles (lorsque vous changez de bureau, par exemple).
Visite médicale d’embauche
Si vous n’êtes pas exposé à des risques de maladie professionnelle
Même si vous n’encourez aucun risque lié à votre fonction, vous devez renvoyer, chaque année, un formulaire de surveillance de santé. La mention « Pas de risque » devra être entourée.
Si vous êtes exposé à des risques de maladie professionnelle
Vous serez soumis à un examen médical. Ces examens seront répétés en fonction des risques encourus.
- Dans tous les cas, le contenu de l'examen médical est fonction du ou des risques encourus; ces risques doivent être déclarés au moyen du formulaire de surveillance de santé, remis lors de l'engagement. Dès réception de ce formulaire au Service du personnel, il sera transmis au CESI qui convoquera le membre du personnel pour une consultation.
- Ces examens sont obligatoires et le fait de négliger de s'y rendre peut exposer le membre du personnel à un écartement du travail durant lequel il n'est pas rémunéré.
- Pour les travailleurs soumis au risque de «radiations ionisantes» : ils sont priés de se mettre en contact avec le Service de sécurité et de radioprotection (SERP) lors de leur entrée en service.
Où et par qui ?
CESI - Médecine du travail
- Louvain-la-Neuve : rue du Poirier 1, 1348 Louvain-la-Neuve – 010 45 61 69.
- Bruxelles-Woluwe : avenue Konrad Adenauer 8, 1200 Bruxelles - 02 771 00 25
Contacts
- Service du personnel : Béatrice Hermans
- Service de sécurité et radioprotection : Gabrielle Wathelet
Votre carte de visite (et papeterie administrative)
Il existe un service de commande en ligne pour votre papeterie.
