Le Service de gestion du patrimoine - logistique (GPLO) est chagés du suivi de la production des cartes d'accès des étudiants, des membres du personnel, des lecteurs des bibliothèques, des extérieurs, des pensionnés, ainsi que de la délivrance des cartes renouvelées.
Cartes d'accès individuelles
GPLO est chagés du bon déroulement de la production des cartes et de leur validation dans le système informatisé de la gestion des accès aux bâtiments académiques de l'UCL. Actuellement, quatre types de cartes sont en service :
- la carte pour les étudiants,
- la carte pour les membres du personnel,
- la carte pour les lecteurs des bibliothèques,
- la carte d'accès dite "provisoire".
Pour qu'une carte puisse être opérationnelle, il est indispensable de suivre une procédure dont les étapes sont les suivantes :
- la demande d'obtention,
- le délai d'obtention (durée de fabrication),
- l'activation de la carte,
- l'attribution des droits d'accès.
L'étape d'attribution de privilèges d'accès ou droits d'accès doit être entamée uniquement s'il y a demande d'autorisation d'accès en dehors des heures ouvrables et si cette demande concerne un bâtiment académique de l'UCL sous gestion d'accès.
Pour tout renseignement concernant les cartes d'accès à Louvain-la-Neuve :
CARTE DES ETUDIANTS
La carte d'accès (carte à puces) vous donne l'accès à diverses ressources de l'UCL (bibliothèques, salles didactiques, bâtiments, parkings, porte-monnaie électronique, ...). Vous trouverez toutes les informations utiles y relatives sur le site smartcard (son activation, son usage, son renouvellement en cas de perte ou de vol, ...).
Si vous n'en disposez pas encore, votre carte vous sera envoyée par le Secrétariat des étudiants par pli distinct à votre domicile légal en Belgique, ou à défaut à votre résidence en Belgique, dans les jours qui suivent la réception de l'avis d'enregistrement de votre inscription pour autant qu'une photo couleurs, de format passeport et sur fond blanc ait été fournie lors de votre demande d' inscription.
Les étudiants n'ayant ni domicile, ni résidence en Belgique sont invités à retirer leur carte au Secrétariat des étudiants (à partir de la rentrée académique) dans les dix jours qui suivent la réception de l'avis d'enregistrement de l'inscription.
Si vous en disposez déjà, sachez que votre carte est valable durant toute la période de vos études.
Remarques :
- Si vous conservez votre inscription à l'UCL, votre carte restera valable jusqu'au 31 octobre de l'année civile suivante.
Sa validité sera automatiquement prolongée d'un an après chaque réinscription à l'année académique suivante.
Nous vous invitons, de ce fait, à la conserver précieusement car son remplacement est relativement onéreux et vous sera facturé.
- GPLO s'occupe de la commande d'une carte d'accès pour les étudiants qui sont également membres du personnel UCL
A ne pas oublier :
Votre inscription à l'UCL vous donne droit à différents services : l'accès au portail UCL, l'usage d'une adresse e-mail et boîtes électroniques personnelles, l'accès aux bibliothèques, à la plateforme d'enseignement iCampus, etc...
Pour accéder à ces services, il suffit d'activer votre compte global UCL en suivant la procédure prévue à cet effet.
Attribution des droits d'accès : vous avez la possibilité d'attribution de privilèges d'accès aux bâtiments académiques de l'UCL en dehors des heures de service.
CARTE DES MEMBRES DU PERSONNEL
Demande d'obtention : pour les nouveaux membres du personnel de l'Université la procédure d'obtention de la carte se fait lors de l'engagement.
Toute autre demande d'obtention de cette carte doit être adressée à Mme Sylviane Lejeune, GPLO : Place de l'Université 1 bte L0.01.18 à 1348 Louvain-la-Neuve.
Cette demande doit être accompagnée obligatoirement :
- d'une photo couleurs, format d'identité,
- du nom et prénom du demandeur,
- de l'adresse bureau et de l'unité ou service auquel le demandeur est rattaché.
Délai d'obtention : la carte sera envoyée après un délai de fabrication d'environ 3 semaines à l'adresse bureau du demandeur.
Activation : si vous aviez déjà une carte de l'UCL en cours de validité votre nouvelle carte sera automatiquement activée 7 jours après la date d'envoi qui figure sur la lettre d'accompagnement, et l'ancienne carte sera désactivée. Cela signifie qu'il faudra utiliser cette nouvelle carte à la place de l'ancienne pour tous les usages que vous en aviez.Validité : la carte est remplacée tous les dix ans.
Attribution des droits d'accès : possibilité d'attribution de privilèges d'accès aux bâtiments académiques de l'UCL en dehors des heures de service.
Validité : dix ans.
Changement du code secret : comment changer votre code secret. En cas d'oubli du code secret de la carte magnétique d'accès du personnel prenez contact avec le Service du personnel, Place de l'Université 1, à 1348 Louvain-la-Neuve (tel 010/47.40.02).
- Si vous souhaitez activer plus tôt cette carte, il suffit de suivre les instructions.
- Si c'est la première carte de l'UCL que vous recevez, il n'y a rien à faire : votre carte est automatiquement activée.
En cas de renouvellement de la carte, les privilèges d'accès que vous aviez pour votre ancienne carte et pour les bâtiments seront transférés automatiquement vers votre nouvelle carte. Pour une première carte ou pour attribuer à votre carte de nouveaux privilèges d'accès, voir ci-dessus.
CARTE DES LECTEURS DES BIBLIOTHEQUES
Demande d'obtention : la demande de la carte se fait se fait auprès de la bibliothèque concernée.
Cette demande doit être accompagnée obligatoirement :
- d'une photo couleurs, format d'identité.
Délai d'obtention : la carte sera disponible après un délai de fabrication d'environ 3 semaines auprès de la bibliothèque concernée.
Activation : si vous aviez déjà une carte magnétique ou à puces de l'UCL en cours de validité votre nouvelle carte sera automatiquement activée 7 jours après la date d'envoi qui figure sur la lettre d'accompagnement, et l'ancienne carte sera désactivée. Cela signifie qu'il faudra utiliser cette nouvelle carte à la place de l'ancienne pour tous les usages que vous en aviez.
- Si vous souhaitez activer plus tôt cette carte, il suffit de suivre les instructions.
- Si c'est la première carte que vous recevez, il n'y a rien à faire : votre carte est automatiquement activée.
Attribution des droits d'accès : la carte permet l'accès aux bibliothèques uniquement pendant les heures d'ouverture des bibliothèques. Aucun privilège d'accès en dehors des heures de service ne sera associé à la carte de lecteur des bibliothèques. Les cartes d'accès provisoires, non personnalisées (sans photo, sans nom), réutilisables, sont prévues pour les personnes "invitées" à l'UCL (professeurs, scientifiques ect... non membres de l'UCL) et pour, cas exceptionnel, palier à tout retard éventuel de fabrication d'un autre type de carte (N.B. : il ne sera pas accordé de cartes provisoires aux étudiants et membres du personnel de l'UCL).
Validité : un an, renouvelable.
En cas de renouvellement de la carte, votre carte est automatiquement activée. Aucun privilège d'accès en dehors des heures de service n'est associé à la carte de lecteur des bibliothèquesles.
CARTE D'ACCES PROVISOIRE
Demande d'obtention : toute demande de cartes d'accès provisoires se fait par l'entité concernée, avec l'accord du Doyen ou de son délégué.
Délai d'obtention : GPLO possède un stock limité de cartes provisoires et les distribue directement à l'entité demanderesse.
Activation : au fur et à mesure des besoins de l'entité, chaque carte est activée avec les privilèges d'accès pour l'invité qui doit avoir accès aux bâtiments académiques de l'UCL en dehors des heures de service. Pour activer une carte, la demande doit parvenir au Service de gestion du patrimoine - logistique (GPLO), à l'attention de M. Alexandre Bauthier :
AdressePlace de l'Université 1 bte L0.01.18 à 1348 Louvain-la-Neuve.
E-mail : , Fax : 010/47.29.99
Toute demande d'activation doit être accompagnée obligatoirement des précisions suivantes :
- nom et du prénom de l'invité,
- qualité de l'invité (professeur, scientifiques, ...),
- origine de l'invité (société, université, ...),
- la durée de son séjour à l'UCL,
- type d'accès a lui accorder,
- n° de série de la carte qui lui est attribué,
- du nombre de cartes provisoires dont il veut disposer (les cartes sont ansi associées à l'entité demanderesse via leurs numéros de série).
Attribution des droits d'accès : possibilité d'attribution de privilèges d'accès aux bâtiments académiques de l'UCL en dehors des heures de service.
Validité : la durée de validité d'une carte d'accès provisoire activée est d'une année académique maximum, éventuellement renouvelable.
Il est important de récupérer la carte du visiteur quittant l'UCL.
