Gestionnaire de parcours/programmes des étudiants en Master 60

En collaboration étroite, sur le plan fonctionnel, avec la Conseillère aux études, et  sous la direction du Doyen et du Directeur Administratif de Faculté, le/la titulaire assurera la gestion administrative du parcours et du programme des étudiants de Master 60 jour et Master 60 à horaire décalé, en Sciences de Gestion.

- Accueil, contact et conseils aux étudiants sur les démarches administratives ;
- Assurer, pendant une plage horaire attitrée, la permanence de l’« accueil étudiants » ;
- Gestion et validation des inscriptions aux cours et aux examens (vérification du choix de cours, encodage dans une application informatique, traitement des cas particuliers) ;
- En respect des règlements, préparation des délibérations (encodage et vérifications des notes, préparation des documents pour le jury,…) ;
- Suivi du dossier des étudiants (classement, archivage,…) ;
- Communication aux étudiants, professeurs, via les valves, les valves électroniques, I-Campus ;
- Contacts avec les professeurs pour les demandes administratives liées aux Masters 60 ;
- Relais entre les étudiants, la Conseillère aux Etudes, les responsables de programme et le président du jury ;
- Support à l’organisation de la cérémonie de remise de diplômes et de la Rentrée académique ;
- Préparation des supports d’information aux étudiants ;
- Participation aux Comités d’année (2x/an) avec les délégués de cours ;
- Suivi des congés éducation pour les étudiants en horaire décalé ;
- Tâches transversales : Réception, redistribution et encodage des mémoires, ainsi que préparation de Prix ; Participation à l’élaboration des horaires d’examens ; Production des diplômes ; Réservation annuelle des locaux (pour les délibérations, proclamations, défenses de mémoire, etc…).

- Diplôme de niveau baccalauréat (graduat) en secrétariat, avec expérience, dans l’enseignement ou dans un service administratif, de préférence avec spécialisation (exemple : gestionnaire administrative de dossiers juridiques, gestionnaire commerciale de dossiers clients) ;
- Connaissance de l’anglais indispensable ;
- Maîtrise des outils informatiques bureautiques (suite Office : Word, Excel, etc ;  Internet, messagerie) et facilité à acquérir la maîtrise d’autres logiciels (applications UCL : EPC ; base de données : FileMakerPro) ;
- Sens des responsabilités, rigueur et fiabilité ;
- Respect des procédures ;
- Capacité à travailler en équipe ;
- Disponibilité, capacité de communication et sens du contact développé ; 
- Autonomie, polyvalence et pro-activité ;
- Capacité de gestion du temps et des priorités ;
- Capacité à travailler dans l’urgence et respect des contraintes liées au calendrier académique ;
- Présence lors d’une permanence aux étudiants 1x/semaine entre 17 et 18h.
 

Votre candidature (lettre de candidature, curriculum vitae, photo récente en format d'identité) est à transmettre :

Par e-mail (de préférence) à l'adresse

OU par la poste, à l'adresse:

Université catholique de Louvain
Service de gestion des ressources humaines
place de l'Université 1 bte L0.01.09
B-1348 Louvain-la-Neuve

en n'oubliant pas de mentionner la référence du poste.