Gérer vos documents et archives électroniques

Tout document, qu’il soit nativement électronique ou issu de numérisation, du moment qu’il a été produit ou reçu par une personne, dans le cadre de son activité, doit être considéré comme une archive.

Nous présentons ici des conseils et des recommandations concernant :

• Les documents électroniques dits « bureautiques ». Par document électronique, on entend un ensemble, composé d’un contenu, d’une structure logique, et d’attributs (métadonnées), exploitable par une machine afin de restituer une version intelligible pour l’homme. Ces objets numériques (textes, bases de données, photos, images animées et sons) sont stockés sur des serveurs.
• La messagerie électronique. La messagerie électronique correspond à un service de transfert d’informations associant un contenant à un système de communication selon des normes techniques particulières. Le courrier électronique est donc un document nativement numérique qui se compose du message en lui-même, avec un objet, auquel s’ajoutent des pièces ou fichiers joints et des données de transmission et de réception.

Compte tenu de leur forme spécifique, les archives électroniques nécessitent des conditions de traitement différentes des archives sous format papier. Néanmoins, les principes archivistiques restent les mêmes. 

A. L’enjeu légal de la conservation des documents électroniques

Alors que l’usage et la production de documents bureautiques sont largement répandus, et peuvent entraîner des problèmes de fonctionnement (notamment une augmentation de la volumétrie des dossiers et courriels), la conservation de cette production ne vous semble peut-être pas spécifiquement réglementée à l’université !

Pourtant, l’université se doit de gérer le cycle de vie, le sort final, ainsi que la conservation définitive des documents électroniques de même que les courriels, car ceux-ci sont des documents administratifs, au même titre que les courriers (papier) et autres documents régissant l’activité administrative de l’UCL.

Les documents et courriers électroniques peuvent avoir une « valeur probante ». Il faut donc protéger la valeur juridique des ces documents. Pour ce faire, veillez à ce que :

• le document soit intelligible : utilisez un format « ouvert » (par exemple le PDF)
• l’auteur du document (la validité de la signature électronique) et les opérations de datation (particulièrement pour les échanges des courriels) soient clairement identifiés
• le document soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité, c’est-à-dire à l’abri de toute altération et modification

B. Quelques conseils et recommandations pour la gestion et la conservation des documents électroniques:

1. La spécificité du format électronique

2. L’utilisation courante de la messagerie

3. Trier ses documents et dossiers

4. Classer

5. Des métadonnées

6. Identifier ses fichiers

7. La version finale d’un document

8. La sauvegarde, le backup

9. Le versement et l’archivage