Éliminer

Pour les services administratifs de l'université, l’élimination d’archives est une procédure réglementée qui consiste à soustraire des documents d’un ensemble de dossiers auxquels ils appartiennent, car ils sont dépourvus d’utilité administrative ou d’intérêt historique, ou que leur durée de conservation légale est dépassée. En effet, au terme de la durée de vie indiquée dans le répertoire des règles de conservation ou communiquée par le service des archives, les documents peuvent être éliminés.

Préparation des dossiers

1. Annonce d’élimination : en précisant la nature et le volume des documents à éliminer. Le service des archives répondra spécifiquement à votre demande et définira les modalités et conditions d’élimination

2. Préparation des dossiers

2.1. Identifier les dossiers à éliminer

2.2. Retirer les pochettes plastifiées et les classeurs pour que les documents puissent être recyclés

2.3. Placer les dossiers et feuilles volantes dans des cartons

2.4. Marquer les cartons d’un signe distinctif (exemple : un gros D en rouge) pour que le personnel (technique ou jobistes) chargé du retrait des cartons ne fasse pas d’erreurs

2.5. Établir la liste détaillée des archives à éliminer (« bordereau d’élimination »)

Le bordereau d’élimination

C’est un document qui tient lieu de procès-verbal de l’élimination des documents.

La rédaction de celui-ci se fait avec la collaboration du Service des Archives, selon les modalités suivantes :

- remplir rigoureusement les informations correspondant à l’identification de votre service ;

- faire la liste détaillée des archives à éliminer en décrivant leur contenu, leurs dates extrêmes et leur volume.

Une fois le bordereau validé par les Archives et par le chef du service producteur, la destruction des documents peut avoir lieu. C’est le service des archives qui s’en charge, en collaboration avec les services techniques qui procèderont à l’enlèvement des documents, ou avec une firme extérieure qui garantira la destruction des documents de manière sécurisée et confidentielle, si nécessaire.