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A faire lors de votre engagement SUR CETTE PAGE
Mémo - Documents à remettre lors de votre engagement Documents dont il faut se munir pour la signature de votre contrat:
Documents à renvoyer, après la signature de votre contrat: Ces documents doivent être dûment complétés et signés. Ils peuvent être retournés :
> Ces documents sont accessibles sur la page Formulaires.
Votre carte de membre du personnel (ou carte d’accès) Vous disposez d’une carte de membre du personnel. Elle est munie d’une puce incorporée, de votre numéro FGS (votre numéro d’identification UCL) et d’un numéro de carte. Quand le Service du personnel est en possession de votre photo d'identité, il la transmet au Service de gestion du patrimoine - logistique (GPLO) qui commande votre carte. Son émission prend au minimum 10 jours. Le Service GPLO vous enverra votre carte par courrier interne à votre adresse UCL. Cette carte vous permet entre autres : l'accès et l’emprunt de livres aux bibliothèques, l'accès aux salles didactiques, l'accès aux bâtiments protégés, la signature électronique de mails et de documents, le chiffrement des données, l'authentification sur poste de travail, l'authentification permettant d'accéder à des serveurs et l'accès aux parkings. Renseignements complémentaires : www.uclouvain.be/smartcard
Votre email et autres accès électroniques 1. Vous devez vous munir de:
Si vous ne disposez pas encore de votre carte de membre du personnel, vous pouvez obtenir votre numéro FGS auprès du Service desk (010 47 82 82, du lundi au vendredi de 8h30 à 17h30, service-desk@uclouvain.be). 2. Vous devez activer votre « compte utilisateur global UCL » Ce compte a été créé lors de votre engagement mais n’a pas été activé. Activer votre compte signifie obtenir votre identifiant et choisir votre mot de passe. Une fois votre compte activé, votre email sera fonctionnel. > pour activer votre compte. 3. Vous avez accès aux services électroniques de l’UCL. Deux exemples :
4. Pour en savoir plus sur les services électroniques de l’UCL. Adresse et coordonnées professionnelles Via votre bureau virtuel (lire ci-dessus), il est possible de compléter/modifier vos coordonnées professionnelles (lors de votre engagement ou lorsque vous changez de bureau, par exemple). Si vous ne disposez pas encore d’ordinateur, une demande peut être introduite :
En fonction de votre statut, ce poste sera pris en charge financièrement par le service qui vous occupe ou par le service informatique (SGSI). Le SGSI vous proposera une configuration standard et les logiciels standards associés. Les logiciels plus spécifiques à votre métier sont à charge de votre entité. À Louvain-la-Neuve
À Bruxelles-Woluwe
Téléphone Clés Signalisation
Nettoyage
Aménagement Si vous n’êtes pas exposé à des risques de maladie professionnelle Si vous êtes exposé à des risques de maladie professionnelle
Où et par qui ?
Contacts
Vêtements de travail et moyens de protection Vêtements de travail Les membres du personnel qui exercent des fonctions salissantes peuvent obtenir auprès du Service du personnel un bon de réquisition pour des vêtements de travail (le détail des procédures figure sur le bon).
Moyens de protection Les membres du personnel sous contrat de travail qui sont tenus de porter des moyens de protection en raison de la nature de leur travail doivent se procurer les équipements de protection adéquats auprès du Service de sécurité et de radioprotection (SERP). Votre carte de visite (et papeterie administrative) Il existe un service de commande en ligne pour votre papeterie. Séance d'informations sur le fonctionnement de l'Université pour les nouveaux engagés, membres du personnel administratif et technique (PAT) Le Service de gestion des ressources humaines organise une séance d'accueil pour les personnes nouvellement engagées. Cette journée d'information a lieu une fois par an. Au cours de la journée, plusieurs intervenants vous présentent les différents aspects du fonctionnement de l'université et vous donnent de nombreuses informations qui vous seront utiles. Des ateliers sont également organisés ce jour-là afin de répondre au mieux à toutes vos questions. En tant que nouvel engagé, vous recevez une invitation personnelle pour assister à ces journées. Quand ? le mardi 22 mai 2012 Au programme : 8h30 Accueil 9h30 Cadre juridique
10h30 Pause
12h00 Bien-être au travail (service social, sécurité, sports…)
16h00 Clôture Contact : Patricia Dupont Séance sur le bien-être au travail, la surveillance de santé et le travail sur écran Vous devez obligatoirement participer à une séance d’information sur le bien-être au travail. Vous prendrez notamment connaissance des procédures d’urgences internes à l’UCL mais aussi des consignes à respecter pour travailler dans de meilleures conditions. Des séances sont organisées à Louvain-la-Neuve et à Bruxelles.
> Pour en savoir plus sur le calendrier et contenu des formations. Séance d'information sur les services informatiques Le comité sectoriel informatique SIMM a souhaité que des séances d'information régulières aient lieu au sujet de l'informatique, principalement dédiées aux nouveaux arrivants ... ou à ceux qui veulent en savoir plus. Chaque séance présentera de manière générale les services informatiques offerts par le SGSI, puis fera un focus plus détaillé sur un sujet bien précis. Quand et où ? - le vendredi 28 octobre de 14H00 à 15H00 à l'auditoire, AGOR01 avec le focus sur les modalités de financement des postes de travail;
- le mardi 15 novembre de 13H00 à 14H00 à l'auditoire DESC85 (Descamps), avec le focus sur le logiciel de reconnaissance vocale Dragon Naturally Speaking;
- le vendredi 9 décembre de 13H00 à 14H00 à l'auditoire SOCR240, avec le focus sur le logiciel de messagerie Thunderbird et l'agenda partagé.
Ceux qui ne sont intéressés que par la partie "focus" peuvent rejoindre la séance à 14H40 le vendredi 28 octobre, à 13H40 les autres jours.
A l'issue de la séance, un petit livret reprenant le catalogue de service du SGSI sera remis aux participants.
Séance d'informations pour les nouveaux membres du personnel académique et les nouveaux chercheurs qualifiés du FRNS Les services généraux de l'administration - SPER, RHUM, ADRE et ADFI - se sont concertés pour vous proposer une information aussi complète et structurée que possible couvrant les principales questions auxquelles l'exercice de vos fonctions et responsabilités pourra vous confronter. Cette journée d'information a lieu une fois par an. Une invitation est envoyée par courrier aux personnes qui viennent de rejoindre l'Université. Quand et où ? Le lundi 12 décembre 2011, au Sénat académique (Halles universitaires, 3ème étage). Au programme : 9h00 Accueil - café 9h30 Présentation de l'Administration de la recherche (ADRE) : circuit des conventions de recherche (signature, ouverture de compte, articulation avec le contrat de travail ...), outils du chercheur 10h - 12h15 Présentation du Service du personnel (SPER) : engagement du personnel, suivi contractuel et paie 12h15 - 13h00 Présentation du Service des ressources humaines (RHUM) : recrutement, gestion de la carrière, organisation et accompagnement des équipes et des personnes 12h30 - 14h00 Déjeuner sandwiches 14h00 Présentation de l'Administration financière (ADFI) : Organisation comptable, dépenses, recettes, justifications, TVA, normes de gestion, information 16h00 Questions 
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13/03/2013
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