Frais de déplacement domicile - lieu de travail
Ces dispositions s’appliquent au personnel sur budgets classiques, au personnel sur ressources extérieures et aux boursiers de doctorat et de post-doctorat; elles sont également applicables aux mandataires du FNRS et au personnel des entités appartenant à l’unité technique d’exploitation UCL (dont le personnel de l’asbl Restaurants universitaires) pour autant que leurs employeurs respectifs prennent en charge le coût de ces mesures.
Déplacements en train (SNCB ou SNCB + STIB)
Le travailleur UCL peut bénéficier de la gratuité de ses déplacements domicile-lieu de travail en train.
L'intervention de l'UCL est de 100 % du coût de la carte train.
Cette facilité porte sur la carte train trajet SNCB ou SNCB + STIB disponible pour 1 semaine, 1 mois, 3 mois ou 12 mois et sur Railflex
(5 allers-retours pendant une période de 15 jours calendrier).
Ceci est valable pour les déplacements en seconde classe .
Le supplément pour la première classe reste à charge de l'utilsateur s'il souhaîte voyager dans cette catégorie .
Pour les déplacements occasionnels accomplis avec d'autres titres de transport, le taux de l'intervention est également de 100 %.
Dans ce cas, les titres de transport doivent être transmis au Service du personnel.
Les titres de transport doivent être envoyés régulièrement au Service du Personnel, la retroactivité de l'intervention se limitant aux 3 derniers mois écoulés .
Procédure de délivrance de la carte train trajet ou du Railflex:
- Contactez votre gestionnaire de rémunération pour faire établir une attestation bleue «demande d’une carte train diminuée de la part patronale» reprenant, outre vos coordonnées personnelles, le trajet visé.
Sur cette attestation sera mentionnée la périodicité de l'abonnement (1 semaine, 1 mois, 3 mois, 12 mois ou Railflex) dont l'UCL accepte de prendre en charge le coût, selon la situation contractuelle et les pratiques de déplacement, en fonction de règles définies sur la base de situations-types.
- Muni de cette attestation et d'une photo d'identité récente, demandez au guichet de votre gare une "carte-mère" valable dix ans dont la confection vous coutera 5 euros. Cette carte reprend les informations permettant, par la suite, de retirer les billets de validation sans avoir à payer quoi que ce soit. Si vous possédez déjà une carte-mère et un billet de validation en cours, présentez-les en même temps que votre demande de nouvelle carte train (+ photo). "On fera l'échange" et vous serez remboursé selon les modalités prévues par la SNCB.
Autres transports publics (STIB, TeC, De Lijn)
Le travailleur UCL peut bénéficier d’une intervention à 100 % de la part de l’employeur lors de l’utilisation de transport en commun (STIB, TEC, De Lijn).
Les titres de transport doivent être envoyés régulièrement au Service du Personnel, la retroactivité de l'intervention se limitant aux 3 derniers mois écoulés .
Si vous prenez une formule annuelle, il ya lieu d'envoyer une copie de la preuve de prise d'abonnement et du payement .
Procédure
- Si vous utilisez la carte MOBIB, veuillez demander, au moment de charger votre carte pour l’abonnement couvrant les déplacements du domicile au lieu de travail, une attestation écrite reprenant les informations nécessaires au calcul de l’intervention de l’Université.
Transports en commun combinés
- Dans le cas de la carte train SNCB + STIB, la gratuité est totale.
- Dans le cas de la carte train SNCB + TeC ou SNCB + De Lijn, la gratuité est totale .
- Le cout de confection de la carte-mère est toujours à votre charge.
- Dans les autres cas, l'intervention est calculée séparément.
Procédure
- Pour la demande de carte de train, voyez ci-dessus
- Déplacement en vélo ou cyclomoteur classe A
L'UCL intervient dans les frais de déplacement à vélo ou en cyclomoteur de classe A à concurrence de 0,22 euros par kilomètre parcouru et sans distance minimum.(au 1er janvier 2013)
Cette intervention peut être obtenue également pour le trajet parcouru entre le domicile et la gare SNCB ou le point d'arrêt d'autobus, indépendamment de l'intervention dans les frais de déplacement en transports en commun. Vous pouvez, selon les jours ou les périodes de l'année, opter soit pour les transports en commun soit pour le vélo ou le cyclomoteur de classe A.
Peuvent prétendre à une indemnité kilométrique de déplacement à vélo ou cyclomoteur de classe A (25 km/h maximum) les membres du personnel administratif et technique et du personnel académique et scientifique et du personnel de l'ASBL Restaurants universitaires, les boursiers UCL (doctorat et post-doctorat) ainsi que les membres du personnel et les boursiers du FNRS et du FRIA.
Procédure
- Établissez un relevé mensuel des jours où vous avez utilisé le vélo ou le cyclomoteur de classe A. Veuillez pour cela utiliser le formulaire
mis à votre disposition.
- Faites-le signer par votre chef de service.
- Envoyez-le avant le 15 du mois suivant celui pour lequel l'intervention est demandée:
- au Service du personnel si vous êtes membre du personnel administratif et technique, du personnel académique et scientifique ou du personnel de l'ASBL Restaurants universitaires ou boursier UCL
- au FNRS si vous êtes membre du personnel ou boursier du FNRS ou du FRIA.
Déplacement en voiture et à moto
Une intervention peut éventuellement avoir lieu pour les déplacements en voiture selon le niveau de rémunération.
Peuvent prétendre au remboursement partiel de leurs frais de déplacement en voiture et à moto les membres du personnel administratif et technique et du personnel scientifique temporaire, à l'exclusion des boursiers, qui répondent à la condition ci-après.
Plafonds de rémunération
Le traitement annuel brut (c'est-à-dire le total des rémunérations professionnelles) rapporté à un temps plein en cas d’occupation à temps partiel doit être inférieur à 24.456,61 euros . Il faut entendre par rémunération annuelle, l'estimation de celle-ci calculée par la méthode explicitée dans l'annexe à la CCT n° 19sexies du CNT. (Arrêté royal du 14 juin 2001 rendant obligatoire la convention collective de travail n° 19sexies du 30 mars 2001 (M.B. du 29 juin 2001)).
Dans le cas présent, il s'agit de la rémunération mensuelle (d'un mois complet) multipliée par 12,3 (douze mois avec allocation de fin d'année) + 339,29 euros, partie fixe de l'allocation de fin d'année (2007). Le résultat ainsi obtenu, applicable à partir du 1er décembre de chaque année, ne peut dépasser les plafonds figurant ci-dessus.
Les personnes qui, au 28 février 2007, bénéficiaient de l’intervention parce que leur rémunération annuelle brute nominale, quel que soit leur temps de travail, était inférieure au plafond conventionnel continueront d’en bénéficier aux mêmes conditions, tant que cette rémunération ne dépassera pas le plafond susmentionné. Les personnes à qui aucun plafond n'était appliqué parce qu'elles appartenaient au personnel ouvrier continueront de bénéficier de cette situation.
Procédure
- Veuillez remplir le formulaire adéquat :
- Envoyez ce formulaire au Service du personnel
Attention : le Service du personnel met une limite à une intervention rétroactive: les trois mois civils qui précèdent le mois du paiement de ces frais de transport quels qu'ils soient.
Déplacements réguliers des employés
L'intervention mensuelle est égale à 50 % du coût de la carte train trajet mensuelle en 2e classe, selon le kilométrage parcouru.
Déplacements réguliers des employés en service du soir (bibliothèques)
L'intervention mensuelle est calculée au taux identique à celui appliqué pour le remboursement de la carte train trajet SNCB. Autrement dit, le montant est calculé comme si le voyage était fait en train sur la même distance.
Déplacements occasionnels (PS et PATO)
La distance « aller simple » détermine le montant de l'intervention, calculée en fonction du nombre de jours réellement prestés.
Les déplacements de service (voiture, moto, scooter)
Ils sont remboursés au taux fixé par le Conseil d'administration (0,3456€/km au 01/01/2013) moyennant l'envoi au Service financier d'une «note de frais» accompagnée d'une «vignette» mentionnant le compte d'imputation comptable. L'UCL a souscrit un contrat d'assurance couvrant les dommages aux véhicules appartenant aux membres du personnel qui se rendent en mission pour le compte de l'Université. La prime est acquittée annuellement par le service; à défaut, le membre du personnel n'est pas couvert en dégâts matériels (Service des assurances : ASSU (010) 47 30 79).
Entre les deux sites (Louvain-la-Neuve et Woluwe)
Le Conforto Bis assure 24 aller-retours par jour du lundi au vendredi.
Les déplacements à l'étranger
Les frais de séjour à l'étranger sont remboursés au taux fixé par le Conseil d'administration moyennant l'envoi à l'Administration des finances d'une note de frais munie d'une vignette d'imputation.
Contact :
Pour toute question relative aux frais de déplacement, merci de contacter votre gestionnaire de rémunération.
Pour toute autre question relative aux déplacements et à la mobilité, merci de contacter Alain Dangoisse à l'adresse alain.dangoisse@uclouvain.be
