En guise d'introduction. Vous arrivez pour la première fois à l'UCL - Louvain-la-Neuve? Ne manquez pas le podcast "Tes premiers jours à Louvain-la-Neuve" qui vous présente les principaux lieux de la ville et de l'université dans lesquels vous serez amenés à vous rendre.
Pour que votre arrivée se déroule dans les meilleurs conditions, nous vous recommandons de suivre les étapes suivantes
> Accueil international - Halles universitaires
> Prévention contre la tuberculose
> S'inscrire à l'Université
> Le logement
> S'inscrire à la commune
Accueil international - Halles universitaires
A Louvain-la-Neuve
Si vous arrivez à Louvain-la-Neuve entre le 1er et le 30 septembre, vous êtes invités à vous présenter à l'acccueil international organisé par le Service des inscriptions au 3e étage (Salle de la Tapisserie) des Halles Universitaires (Place de l'Université, 1) à Louvain-la-Neuve. On vous y aidera à accomplir toutes les formalités d'inscription (voir ci-dessous).
Avant cela, vous pouvez également vous rendre au bureau "Premier accueil international" installé, lui, dans la galerie de la gare, en-dessous des Halles universitaires (local Inforville). Les personnes présentes vous aideront dans vos démarches et vous fourniront les informations nécessaires à votre séjour en Belgique.
A Bruxelles
Si vous arrivez à Bruxelles entre le 1er septembre et le 30 septembre, vous êtes invités à vous présenter au Service des inscriptions situé Promenade de l'Alma 32 à 1200 Bruxelles. Vous y serez aidé dans vos démarches et vous recevrez les informations nécessaires à votre séjour en Belgique.
A Bruxelles et Louvain-la-Neuve
Si vous arrivez le soir, le week-end ou en dehors des heures d'ouverture des services, un numéro de GSM (pour les deux sites de l'UCL) est à votre disposition 24h/24 pendant la période de l'accueil international: +32-473-95.32.71. L'accueil à ce numéro est organisé par la Coordination Générale des Etudiants Etrangers de l'UCL (CGEE). Ils vous assureront un premier accueil, répondront à vos questions et vous donneront toutes les informations pratiques.
Service d'accueil des étudiants internationaux
Si vous arrivez à l'UCL en dehors de la période de l'Accueil international, et tout au long de votre séjour, vous avez la possibilité de vous adresser au Service d'aide aux étudiants. Vous y recevrez toute l'aide dont vous aurez besoin pour vos démarches, tous les conseils et toutes les informations nécessaires à votre séjour en Belgique (logement, écoles, crèches, mutuelle, études,...). Un membre du Service vous aidera à trouver soit une réponse à vos questions, soit une solution à vos problèmes, soit la personne ou le service compétent.
A Louvain-la-Neuve
Le "Point de Repère"
Service d'accueil des étudiants étrangers
Rue des Wallons 10
B-1348 Louvain-la-Neuve
Tél.: +32-10-47.20.02
A Bruxelles
Service d'aide aux étudiants - accueil et secrétariat
Personne de contact: Catherine Quinet
La Mairie - Promenade de l'Alma, 31
B-1200 Bruxelles
Tél.: +32-2-764.41.31
Prévention contre la tuberculose
Si vous vous inscrivez pour la première ou la deuxième fois à l'UCL en ayant séjourné dans un pays à haute prévalence tuberculose (il s'agit pour l'essentiel des pays d'Afrique, d'Asie, d'Amérique latine et d'Europe de l'Est) au cours des deux dernières années précédant votre inscription, vous devez subir un examen radiographique du thorax. Pour être valable, cette radiographie doit avoir été réalisée après le 1er mai.
Vous pouvez soit venir avec votre cliché radiographique, soit effectuer l'examen radiographique à votre arrivée à l'UCL.
Toute l'information sur la prévention de la tuberculose à l'UCL
S'inscrire à l'Université
1. S'inscrire à l'Université
Lieux : au Service des inscriptions (à Louvain-la-Neuve, dans les Halles universitaires (Place de l'Université)), à Bruxelles, Passage de l'Alma 32).
Le Service des inscriptions vous guidera lors de votre arrivée pour vous aider dans vos démarches administratives.
Vous devrez avoir les documents suivants :
- votre passeport avec le cachet d'autorisation de séjour provisoire (pour les étudiants hors Union européenne) ou une photocopie de votre carte d'identité;
- une copie des autorisations d'inscription que vous aurez reçues dans votre pays par la poste;
- l'attestation de la bourse d'études (pour les boursiers);
- trois photos en couleurs.
Dès votre inscription, vous recevrez par courrier ou sur place :
- la facture des droits d'inscription à payer;
- une attestation d'inscription (carte d'étudiant provisoire);
- un certificat pour les transports en commun.
Après le paiement de cette facture, vous recevrez par la poste :
- votre carte d'étudiant (la carte d'étudiant de l'UCL vous donne accès aux bibliothèques et aux centres sportifs, permet de rentrer dans certains bâtiments et d'obtenir des réductions dans certains magasins et cinémas);
- un certificat pour vous affilier à la mutuelle (assurance soins de santé);
- un certificat d'études pour l'administration communale;
- selon les cas, un certificat pour les allocations familiales.
2. Dans votre faculté
Après votre inscription au Service des inscriptions de l'UCL, vous devez vous rendre au secrétariat de votre faculté, afin d'y remplir votre fiche d'inscription facultaire.
Le document à remplir en faculté doit être remis à la fin de la deuxième semaine de cours.
Le logement
Logement réservé à l'avance
En principe, vous avez réservé votre logement au moyen du formulaire qui vous a été envoyé par le Service des inscriptions dans votre pays avec l'autorisation d'inscription. Attention, le logement qui vous sera attribué ne pourra être changé qu'en fonction des disponibilités à cette période, si vous n'avez pas reçu la clé du logement.
À votre arrivée, vous devez vous présenter à Infor-Logement:
- à Louvain-la-Neuve, Infor-Logement est situé Rue de la Gare, 6 (5 minutes à pied des Halles universitaires). Horaire : du lundi au vendredi de 10h à 12 h et de 13h30 à 15h30;
- à Buxelles, Infor-Logement est situé Promenade de l'Alma 31 (à côté du Service des inscriptions). Horaire : du lundi au vendredi de 9h à 12 h et de 13h00 à 15h15.
Programmez votre arrivée entre le lundi et le vendredi, de 09.00 heures à 16.00 heures, afin de pouvoir retirer la clé durant les heures de permanence du Service des Logements de l'UCL ou des autres sociétés de location immobilière.
Si vous bénéficiez d'un logement UCL, vous signerez le contrat de location et payerez, à votre arrivée, par carte bancaire, le premier loyer plus une garantie de 99.16 euros (chambre) plus les frais d'enregistrement. Vous passerez alors à l'antenne de quartier (section locale du service des logements) où les clefs de votre logement vous seront remises et la date d'état des lieux sera fixée.
Logement non réservé
Si vous êtes dans ce cas, vous pouvez vous présenter chez Infor-Logement qui vous proposera soit des logements gérés par l'Université (Service des logements), ou par des sociétés privées ou des propriétaires privés. A Louvain-la-Neuve, Vous pouvez également vous présenter à l'Office du tourisme-Inforville, situé dans la galerie de la gare, qui peut également vous aider dans la recherche d'un logement.
S'inscrire à la commune
Dans les huit jours qui suivent votre arrivée, vous devez vous présenter personnellement à l'administration communale du lieu de votre résidence.
Vous vous adresserez au Service des étrangers de votre commune, muni de tous les documents suivants :
- le passeport ou la carte nationale;
- le certificat d'études de l'UCL envoyé par le Secrétariat des étudiants;
- l'attestation de bourse pour les boursiers, une photocopie de la prise en charge pour les autres;
- le contrat de location de votre logement, ou une attestation de votre logeur;
- trois photos couleurs à Louvain-la-Neuve;
- le carnet de mariage (pour les étudiants mariés venant en couple);
- l'inscription à la mutuelle (les ressortissants de l'Union Européenne doivent se munir de leur carte européenne d'assurance).
Vous obtiendrez ainsi le certificat d'inscription au registre des étrangers (CIRE).
Même si vous ne disposez pas de tous les documents, présentez-vous à la commune dans les huit jours qui suivent votre arrivée. Cela vous évitera bien des ennuis.
Administration communale d'Ottignies-Louvain-la-Neuve
Service des étrangers
Grand'Place 32
1348 Louvain-la-Neuve
Tél. + 32 10 47 54 00
Ouvert au public : du lundi au vendredi de 08h30 à 15h00. Les inscriptions à la commune sont enregistrées avant 11h00.
Administration communale de Woluwe Saint-Lambert
Service des étrangers
Avenue Paul Hymans, 2
1200 Bruxelles
Tel. + 32 2 761 27 11
Ouvert au public : du lundi au vendredi de 08h00 à 12h30 + le jeudi de 12h30 à 19h00.
