Le Cabinet apporte un support de conseil, d'analyse, de préparation, de réflexion et une aide logistique au Vice-Recteur aux Affaires étudiantes pour la réalisation de ses missions spécifiques. Il joue également un rôle de conseil et de support au Vice-Recteur aux Affaires étudiantes comme membre du Conseil rectoral, du Conseil académique et du Conseil d'administration, sur des dossiers relatifs à la gestion globale de l'Université.
Plus particulièrement :
Les affaires sociales et étudiantes
• le cabinet propose les grandes orientations en matière de politique sociale étudiante et assure la concertation et les relations avec la direction de l'Administration des affaires étudiantes
• il contribue à l'élaboration du programme d'études en concertation avec les facultés et l’Administration de l’enseignement et de la formation
• il participe au conseil d'administration des ASBL Restaurants universitaires, Univers Santé, FEDE, FSE, Petit Matelot,...
• En ce qui concerne la vie spirituelle et religieuse, le Cabinet aide le Vice-Recteur dans ses contacts avec les paroisses universitaires et met en œuvre de nouvelles initiatives.
Les relations institutionnelles avec les étudiants
• le cabinet assure le secrétariat du Conseil des Affaires sociales et étudiantes (CASE) présidé par le Vice-recteur, ainsi que de plusieurs de ses groupes de travail et commissions.
• il veille au suivi des décisions qui y sont prises
• il assure le premier contact avec les étudiants et instruit les dossiers introduits par les différentes associations étudiantes (AGL, cercles, kots à projet, régionales, CGEE …) auprès du Vice-Recteur.
• il coordonne la formation des délégués de cours de première année de baccalauréat.
• il veille à la bonne gestion des subsides accordés par l’Université aux initiatives étudiantes.
• il organise la formation des responsables de l’animation à la gestion de leur surface et à l’organisation de leurs activités
• Il assure l’encadrement des grandes activités étudiantes (24h vélo, baptêmes, bals,…)
• Il veille au respect de la charte Aune (Animation UNiversitaire Etudiante) par les cercles et régionales.
Les dossiers académiques
• le cabinet instruit et soumet les dossiers individuels au Vice-recteur (recours, demandes d’exonération des droits d’inscription complémentaires,…).
• par son travail de synthèse, le cabinet suggère au Vice-recteur des modifications de règlement ou de procédure en vue de mieux rencontrer les situations individuelles.
• il veille à la tenue à jour de l’abécédaire (document à diffusion restreinte visant à clarifier les procédures réglementaires et administratives concernant les étudiants).
• en concertation avec les administrations concernées (ADEF et Service d’Etudes), il veille à assurer une bonne communication et une bonne compréhension des règlements et procédures académiques par l’ensemble des parties concernées (en faculté et au sein de l’administration centrale).
L’organisation d’événements d’accueil et d’information
• Le cabinet organise l’accueil des nouveaux étudiants par les autorités
• Il organise les journées d'information de la campagne du rhétoricien et coordonne les cours « ouverts » de la Toussaint et du Carnaval, en partenariat avec les facultés.
• Il organise la « soirée des masters » à l’intention du public interne et externe susceptible d’être intéressé par les formations de deuxième cycle de base organisées par l’UCL
Les relations avec le secondaire
• Il assure la réalisation et la diffusion de divers documents à l’intention des élèves du secondaire (calendrier du rhétoricien, signet et affiche « calendrier rhéto »…)
• Il assure la diffusion des informations demandées via la brochure « Etudier et vivre » et via le site web rhétos
• Il assure la mise en œuvre et le fonctionnement du Conseil de l’enseignement secondaire.
• Il assure la mise en œuvre des actions souhaitées par les autorités en vue d’accroître la démocratisation de l’accès à l’enseignement supérieur
Le Cabinet veille à assurer une représentation continue du Vice-recteur à l'Université.
En outre :
• Il représente l'UCL dans le Conseil d'administration de plusieurs ASBL
• Il assiste le Vice-recteur et le représente le cas échéant dans les relations institutionnelles entre l’UCL, les Autorités communales et les autres acteurs présents sur les deux sites, notamment en matière de sécurité
• Avec le Vice-recteur, il assiste au Conseil académique et au Conseil des Affaires Sociales et Etudiantes
• Il assure le secrétariat du groupe FEADI-FESEC-UCL et veille à la mise en œuvre des initiatives qui y sont prises
• Il représente l’UCL dans plusieurs organes interuniversitaires dont les objectifs et intérêts concernent la vie étudiante et la qualité de vie sur les sites (Commission « qualité de vie », Commission « Vie étudiante » du CIUF,…)
• Il participe activement à la mise en œuvre de la nouvelle Université, principalement pour les matières liées à la vie académique et extra-académique des étudiants.
Liens
