1. Règles générales au moment du départ
Carte de membre du personnel
Quelle que soit la raison de votre départ, vous devez toujours remettre ou renvoyer votre carte de membre du personnel au service du personnel. En effet, vous n'êtes plus membre du personnel de l'UCL. Votre carte sera désactivée après la fin de votre contrat et vos droits d'accès liés à cette carte seront donc supprimés.
Vos coordonnées UCL
Le numéro d'identification, appelé n° FGS, l'identifiant global et l'adresse de courrier électronique qui ont été générés à l'engagement restent dans les bases de données de l'UCL. Ils seront simplement inactivés au moment du départ. Vos accès aux services électroniques de l'UCL seront pratiquement tous supprimés. Il est à noter que si vous rejoignez l'UCL plus tard pour un nouveau contrat, vos coordonnées UCL pourront être réactivées. Vous devez le signaler au service du personnel et garderez ainsi le même identifiant et le même mot de passe qu'auparavant.
Dans l’éventualité où une personne émérite ou retraitée souhaite continuer une activité officielle au sein de l’UCL, elle devra être accueillie officiellement à l'UCL et demander par exemple l'octroi du titre de collaborateur scientifique, de bénévole, etc. Les académiques émérites et les scientifiques retraités demanderont une autorisation de poursuite de leurs activités à l'UCL au Bureau exécutif. Le personnel administratif et technique la demandera à l'administrateur général. Ainsi, avec les mêmes coordonnées UCL, vous pourrez continuer à bénéficier, des services électroniques de l’UCL comme le courrier électronique, l'accès aux pages WEB en interne, au bureau virtuel, etc.
Si vous aviez fait des études à l'UCL et que vous y ayez obtenu un diplôme, vous êtes considérés comme Alumni. Vous pouvez aussi demander à garder le même identifiant et mot de passe. Votre adresse de courrier électronique deviendra dans ce cas : prenom.nom-année_de_promotion@alumni.uclouvain.be
(pour en savoir plus : <http://www.uclouvain.be/alumni>)
Courrier électronique <http://www.uclouvain.be/si-mail>
(pour une information à propos des politiques et règlements : <http://www.uclouvain.be/72852>)
De manière générale, lors d’un départ de l’UCL pour fin de contrat, pour admission à la prépension et à la pension du personnel de l'UCL ou pour admission à l'éméritat et à l’âge de 70 ans révolu pour le personnel académique, la période de grâce pour le courrier électronique sera de 1 an. En cas de démission ou de révocation par contre, la personne n'a plus droit à ses accès et n'est plus reprise dans l'annuaire de l'UCL.
En pratique :
Pendant cette année, l’adresse email de la personne concernée peut être liée à une boîte aux lettres locale à l’UCL ou redirigée vers une adresse extérieure.
Comment rediriger son mail ?
- SquirrelMail : <http://www.uclouvain.be/48232>
- Communications Express : <https://mail.sgsi.ucl.ac.be/uwc-help/fr/p34.html#aejaf>
Le courrier électronique peut être consulté à partir de n'importe quel navigateur Web.
Deux services « webmail » sont accessibles :
- SquirrelMail : <http://www.uclouvain.be/mail> ou <https://mail.sgsi.ucl.ac.be/>
- Communications Express (avec un agenda intégré) : <http://www.uclouvain.be/uwc> ou <https://mail.sgsi.ucl.ac.be:8443/uwc>
Bureau virtuel et pages WEB en accès interne ou à destination du personnel uniquement
Les accès sont supprimés.
Equipement informatique
Si du matériel informatique (poste fixe, portable, imprimante, logiciels etc.) payé à partir d'un budget de l'université, de l'entité ou du SGSI, a été utilisé, il reste la propriété de l'UCL et il doit être restitué.
Si un ordinateur portable personnel (c'est à dire payé sur fonds propres) a été utilisé professionnellement à l'UCL et que l'outil de gestion de parc y a été installé, il faudra désinstaller cet outil. Contactez le Service Desk pour organiser une intervention de l'équipe de support informatique local qui remettra l'ordinateur dans une configuration indépendante de l'université. Si ceci n'est pas fait, les mises à jour automatiques de Windows, qui sont faites à partir d'un serveur Microsoft de l'université, ne seront pas redirigées vers le site officiel de Microsoft et ne se feront donc plus.
Avantages sociaux
Les avantages sociaux dont vous bénéficiez en tant que membre du personnel sont perdus lors de votre départ. Si vous bénéficiez d'un abonnement SNCB, vous devrez renvoyer la carte mère SNCB au service du personnel.
Le personnel scientifique, administratif et technique retraité et le personnel académique émérite conservent cependant la possibilité de souscrire ou de garder une assurance hospitalisation & maladie grave à tarif préférentiel.
2. Après le départ : droits d'accès aux parkings, bâtiments et bibliothèques
Si elle le souhaite, la personne quittant l'université peut garder certains droits :
- lors d'un départ pour fin de contrat, vous pourrez encore accéder aux bibliothèques en tant que lecteur ;
- si vous partez à l'éméritat ou à la pension, vous pouvez encore accéder aux bibliothèques et conserver aussi des possibilités d'accès aux bâtiments et aux parkings.
Dans tous les cas, il faut demander le remplacement de sa carte de membre du personnel par une simple carte d'accès et y faire transférer ses droits dans les services concernés.
Demande de la nouvelle carte d'accès
Une photo en couleurs récente, non endommagée par des agrafes, de format carte d'identité (45 x 35 mm, de visage centré et de face), sur fond blanc et sur papier (pas de photocopies couleurs), vous sera demandée. L'émission de la nouvelle carte d'accès prend de une à deux semaines. Elle sera activée automatiquement tandis que l'ancienne carte de membre du personnel sera désactivée. Lors d'un départ pour fin de contrat, c'est la bibliothèque qui introduit une demande de nouvelle carte d’accès pour la personne concernée. La nouvelle carte est envoyée à votre domicile.
Si vous partez à l'éméritat ou à la pension, la demande de la nouvelle carte d’accès se fait au Service du personnel. Vous pourrez choisir de la recevoir à votre domicile par la poste ou d'aller la chercher :
- à LLN : au pool des accès de la Cellule Sûreté GPLO, Rue des Wallons 9, Halles Universitaires, Aile C, bureau C.130, du lundi au jeudi de 08h30 à 14h00 et le vendredi de 08h30 à 16h00.
- à Bruxelles : au Bureau de la «sûreté des biens et des personnes» - Service de gestion du patrimoine - logistique-GPLO (anciennement "Gardiennage") à la tour Pasteur 53 (niveau -2).
Accès aux bâtiments et aux parkings : <http://www.uclouvain.be/72537 et 10887>
Si vous avez souscrit à un abonnement au parking à LLN, vous devrez faire transférer votre abonnement de parking sur la nouvelle carte d'accès.
Le personnel scientifique, administratif et technique retraité et le personnel académique émérite continuent encore à bénéficier de droits d'accès à certains parkings et éventuellement aux bâtiments.
- A Louvain-la-Neuve, vous pouvez encore souscrire à un abonnement aux parkings A1 ou vous garer sur les parkings B avec la vignette UCL.
Pour accéder aux bâtiments d'une faculté, l'approbation du doyen de cette faculté est à transmettre à la «sûreté des biens et des personnes» - Service de gestion du patrimoine - logistique (GPLO) via un formulaire. <http://www.uclouvain.be/96888>
Le transfert des droits d'accès, parking et/ou bâtiments, sur la nouvelle carte et/ou l'impression de la vignette, valable 1 an, se font à la permanence UCL.
Pour toute information :
- téléphone 010.47.2399
- courrier électronique : <> et <>
- A Bruxelles, vous devez vous rendre au bureau de la «sûreté des biens et des personnes» - Service de gestion du patrimoine – logistique (GPLO) avec la carte d'accès et avec le formulaire signé par le responsable de service, d'unité ou d'établissement pour accéder aux bâtiments et/ou aux parkings. <http://www.uclouvain.be/75082 et 75084>
Bibliothèques : <http://www.uclouvain.be/bib>
Les Bibliothèques de l'UCL sont accessibles :
- gratuitement aux membres de la communauté universitaire de l'UCL.
- gratuitement aux membres émérites, pensionnés ou prépensionnés du personnel de l'UCL, munis de leur nouvelle carte d’accès émise par le service du personnel, après retour et désactivation de la carte de membre du personnel.
- si vous avez quitté l'UCL depuis moins de cinq ans à la fin d'un contrat à durée déterminée ou de votre plein gré avant l'âge de la retraite, vous vous acquitterez d'un droit de 10 € à la première inscription. Le renouvellement (réinscription) est gratuit tant que vous répondez toujours à ces conditions ou que vous disposez d’une carte Alumni en règle de cotisation.
Les identifiant et mot de passe étant inactivés, vous n'avez plus l'accès à distance aux ressources électroniques (revues, bases de données) ainsi qu'aux autres services électroniques accessibles en ligne. Cependant, sans identifiant, il reste possible de consulter le catalogue des bibliothèques.
La nouvelle carte d'accès vous permettra d'accéder physiquement aux bibliothèques universitaires et d'y bénéficier de toutes les ressources en ligne. Pour avoir accès à certaines fonctionnalités (renouvellement du prêt en en ligne, …) il faudra faire réactiver votre identifiant.
