Demande de documents localisés en dehors des collections de l'UCL

 
 
Vous êtes :
  • membre du personnel UCL
  • étudiant UCL
  • utilisateur des bibliothèques de l’UCL inscrit comme lecteur et en possession d’une carte d’accès annuelle à jour.
Vous pouvez vous adresser au service PIB pour commander auprès de bibliothèques ou institutions belges ou étrangères un document (monographie, extrait d’ouvrage ou article de périodique, etc…) absent des collections de l’université
Le service de prêt interbibliothèques est un service payant[1]
.
 
Procédure de commande
 
1. Vérification et recherche
 
  • Vérifier que le document n’est pas disponible dans les collections de l’UCL via :
- Le catalogue général de l’UCL
 
  • Localiser le document dans une autre bibliothèque en Belgique ou à l’étranger
Afin de vous aider dans vos recherches, vous pouvez consulter cette page reprenant les principaux catalogues collectifs.
Si vous rencontrez des difficultés à localiser le document recherché, vous pouvez tout de même introduire votre demande. Le service PIB vous contactera par mail afin de vous communiquer les différentes bibliothèques où le document est disponible et vous informera des tarifs et délais.
 
 
2. Introduction de la demande
  • Introduire une demande via un formulaire papier disponible en bibliothèque.
  • Ou remplir un formulaire en ligne. Ce formulaire est accessible sur le site internet de chaque bibliothèque à la rubrique « Prêt interbibliothèques ».
 

Délais d’obtention des documents et réception

 1. Délais
 
Bibliothèques belges: deux fois par semaine (le mardi et le jeudi), une navette assure l’acheminement des documents demandés entre des bibliothèques belges reprises dans la liste .  
Toute commande auprès de ces bibliothèques peut en principe être satisfaite endéans 3 à 5 jours ouvrables, à condition que le document commandé soit disponible. Tout retard ou problème dans l’acheminement de la commande sera signalé au demandeur par mail.
Concernant les bibliothèques belges hors navette, les documents commandés sont envoyés par poste. Le délai est généralement d’une semaine. 

Bibliothèques étrangères: Aucun délai fixe ne peut être assuré pour les commandes auprès des bibliothèques étrangères. Dans la mesure du possible, le gestionnaire PIB en charge de la demande vous informera du délai annoncé par le fournisseur.
 

2. Réception et paiement des commandes PIB
 
Le gestionnaire PIB vous informe par mail de l’arrivée du document commandé.  
 
Les commandes d’ouvrage
 
Les ouvrages sont à récupérer à l’endroit indiqué dans le mail et les frais devront être couverts sur place.
Pour les membres du personnel UCL, les frais PIB peuvent être facturés à une entité. Ce mode de paiement ainsi que le numéro de compte d’imputation devra être spécifié sur le formulaire de demande.
 
 
Les commandes d’article ou extrait d’ouvrage
 
Ils peuvent être fournis sous format papier (photocopies) ou sous format PDF.
Le format souhaité doit être précisé sur le formulaire de commande.
 
Photocopies :
Elles sont à récupérer à l’endroit indiqué dans le mail et les frais devront être couverts sur place.
Pour les membres du personnel UCL, les frais PIB peuvent être facturés à une entité. Ce mode de paiement ainsi que le numéro de compte d’imputation devra être spécifié sur le formulaire de demande.
 
PDF :
Le PDF vous sera envoyé à l’adresse mail indiquée sur le formulaire. Pour les membres de la communauté UCL, il vous sera envoyé systématiquement sur votre adresse UCL.
 
Paiement des frais :
Vous devez préciser sur le formulaire de demande le mode de paiement :
- En liquide : en vous avertissant de l’arrivée du document, le gestionnaire PIB vous invitera à payer le montant en bibliothèque. Le document vous sera envoyé après confirmation du paiement.
- Sur facture interne pour les membres du personnel : veuillez préciser le numéro du compte d’imputation de votre entité sur le formulaire de demande. Le PDF vous sera envoyé directement dès sa réception par le service PIB.
- Sur facture transmise par poste pour les étudiants et lecteurs extérieurs : 2,50 EUR seront ajoutés au montant afin de couvrir les frais de facturation. Le PDF vous sera envoyé directement dès sa réception par le service PIB. En cas de non règlement de votre facture, le montant sera porté au compte lecteur bibliothèque.
 
Délais de consultation des ouvrages commandés
Le délai de consultation est fixé par le fournisseur et communiqué au demandeur à la réception du document. Il est en général de trois semaines.
La consultation s’effectue sur place dans la bibliothèque où la commande a été passée.
Le demandeur devra respecter les conditions émises par l’institution prêteuse, par exemple : consultation en salle surveillée, reproduction interdite,…
Attention : si l’ouvrage commandé n’a pas été consulté 48 heures avant la fin de la durée du prêt, un rappel vous sera envoyé. Dans tous les cas, les frais de commande vous seront réclamés. En cas de non-paiement, les frais PIB seront portés sur votre compte lecteur.
 
Tarifs
 
Il est nécessaire de bien en prendre connaissance avant toute commande. Toute demande de PIB enregistrée engage le demandeur à en couvrir les frais.
Des tarifs préférentiels lient les bibliothèques de l’UCL avec celles de la KULeuven et celles de l’Académie Louvain.
Pour les commandes à l’étranger, les tarifs sont donnés à titre indicatif et sont dépendants du tarif fixé par le fournisseur et des frais d’envoi.
 
Services PIB de l’UCL. Localisation et information
 
 Chaque bibliothèque principale dispose d’un service PIB.
 

[1] La bibliothèque de l’UCL Mons offre des conditions particulières aux membres du personnel du site.
 

 

| contact : Emilie Vilcot | 18/01/2013 |