Informations pour le nouvel engagé à l'UCL

Vous serez encodé dans les bases de données de l'UCL et votre numéro d'identification, appelé n° FGS, est généré.

Une photo en couleurs récente, non endommagée par des agrafes, de format carte d'identité (45 x 35 mm, de visage centré et de face), sur fond blanc et sur papier (pas de photocopies couleurs), vous est demandée par le service du personnel. L'idéal serait de l'apporter au moment de la signature du contrat mais elle peut être envoyée par la suite en accompagnement du formulaire. Cette photo apparaitra sur le répertoire du personnel de l'UCL et sur votre carte d'accès. Attention cette photo est nécessaire à la production de cette carte d'accès !

Quand le service du personnel est en possession de votre photo d'identité, il commande votre carte d'accès. Son émission prend au minimum une semaine. Puis elle sera envoyée par courrier interne à votre adresse UCL.
Cette carte est indispensable pour accéder physiquement aux bâtiments, parkings et bibliothèques, pour authentifier électroniquement des documents etc.

2. Le lendemain de l'engagement

Grâce à l'encodage de la personne engagée dans les bases de données de l'UCL, un compte utilisateur global avec un identifiant global et une adresse de courrier électronique sont générés automatiquement et utilisables après l’activation du compte (voir ci-dessous).

3. Comment connaitre vos coordonnées UCL en attendant de recevoir votre carte d'accès?

Le Service Desk peut vous procurer votre numéro de matricule au fichier général de l'UCL, appelé aussi n° FGS, votre identifiant global UCL et votre adresse de courrier électronique. Vous aurez besoin de ces informations pour activer votre compte utilisateur UCL et ainsi vos accès aux services électroniques de l'UCL.

Le Service Desk fournit un support informatique global aux membres de l'UCL. Il est accessible par téléphone, de 8h30 à 17h30 tous les jours ouvrables sans interruption au n° 8282 (ou 010/47.82.82 de l'extérieur de l'UCL).

4. Comment activer vos accès aux services électroniques?

Votre compte utilisateur global UCL est ouvert mais n'est pas activé automatiquement. Il permet l'accès aux services électroniques de l'UCL. Pour l'activer, allez à la page <http://www.uclouvain.be/4040> du portail de l'UCL ou à l'adresse: <https://www.uclouvain.be/account/auth.php?action=auth&url=activation.php&public=card>

Vous devez disposer de votre n° FGS et de votre date de naissance.
Vous créez VOTRE mot de passe global UCL. Ce mot de passe peut être réinitialisé plus tard en cas de besoin ou de perte par le Service Desk.
Le couple identifiant-mot de passe vous ouvre l'accès à des services très personnalisés; ces informations sont donc strictement confidentielles et personnelles.

Vous avez maintenant accès aux services électroniques de l'UCL!

Afin que chacun sache ce qui peut se faire ou non en matière informatique et pour préserver l’outil et éviter les abus et infractions, l'université a mis en place différents règlements, codes et politiques. L’ensemble des documents, tels qu’approuvés par le Conseil Académique, sont consultables directement en ligne après identification en haut à droite des pages WEB UCL. <http://www.uclouvain.be/11212>

Un catalogue des services <http://www.uclouvain.be/8109> reprend les nombreux services rendus par le Système d'Information. Vous y trouverez un descriptif de ces services, le public concerné et comment y accéder mais aussi de très nombreuses pages explicatives.

Pour savoir quels sont vos droits et vos accès, consultez aussi les pages <http://www.uclouvain.be/68834>.

Quelques exemples sans que la liste ne soit exhaustive...

• Bureau virtuel et pages WEB en accès interne ou à destination du personnel uniquement
L'identification se fait en haut à droite des pages WEB UCL.
Vous pouvez ainsi accéder aux pages WEB UCL en accès interne et au bureau virtuel.
Les différents onglets de ce bureau renferment des informations sur votre dossier, sur votre métier au sein de l'UCL ainsi que les liens vers les actualités internes et externes de l'université.
Un mode d'emploi animé est proposé <http://www.uclouvain.be/45587>.

• Courrier électronique
Le ServiceDesk peut vous donner votre adresse de courrier électronique, composée normalement de votre prenom.nom@uclouvain.be

Vous pouvez consulter votre courrier électronique et envoyer vos messages à partir de n'importe quel navigateur Web. Certains « webmail » sont accessibles via le bureau virtuel :
- SquirrelMail : http://www.uclouvain.be/mail ou https://mail.sgsi.ucl.ac.be/
- Communications Express (avec un agenda intégré) : https://mail.sgsi.ucl.ac.be:8443/uwc/

Toute l'information sur le courrier électronique se trouve à la page <http://www.uclouvain.be/si-mail>.

Vous pourrez par la suite paramétrer un logiciel de courrier électronique selon les informations décrites à la page <http://www.uclouvain.be/9954> seul, avec l'assistance du service informatique ou avec l'aide du Service Desk.

• Bibliothèques <http://www.bib.ucl.ac.be>
Grâce à vos identifiant et mot de passe, vous aurez accès en ligne aux catalogues et aux périodiques des bibliothèques ainsi qu'aux thèses de l'UCL.
La carte d'accès vous permettra d'accéder aux bibliothèques universitaires.

• Equipement et support informatique <http://www.uclouvain.be/46597>
Si un ordinateur est nécessaire à votre travail, une demande peut être introduite soit au responsable de votre secteur informatique, soit auprès du ServiceDesk.
Comment savoir à quel secteur informatique vous appartenez ? <http://www.uclouvain.be/318199>

En fonction de votre statut, ce poste sera pris en charge financièrement par le service informatique (SGSI) ou par le service qui vous occupe. Le SGSI vous proposera une configuration standard et les logiciels standards associés. Les logiciels plus spécifiques à votre métier sont à charge de votre entité.

Le SGSI apporte aussi un support informatique au travers de son Service Desk qui pourra vous fournir une aide pour les demandes les plus courantes ou vous mettre en contact avec un informaticien le cas échéant. <http://www.uclouvain.be/8117>

• La carte de membre du personnel ou d'accès <http://www.uclouvain.be/smartcard>
Quand vous recevrez votre carte de membre du personnel ou d'accès, elle vous permettra l'accès et l'emprunt de livres en bibliothèque, l'accès aux bâtiments protégés, l'accès aux parkings, la signature électronique de mails et de documents, etc.
(La carte d’accès est réservée aux boursiers post-doc., chercheurs visiteurs, collaborateurs scientifiques et chercheurs FNRS)

• Accès aux bâtiments et aux parkings <http://www.uclouvain.be/72537>
La gestion de vos accès (bâtiments et parkings) doit être transférée sur votre carte.
Pour Louvain-la-Neuve :
- Gestion des accès aux bâtiments : <http://www.uclouvain.be/96883>
- Parking : <http://www.uclouvain.be/10878>
Pour Bruxelles, se rendre au gardiennage avec la carte d'accès et avec une demande signée par le chef de service, pour accéder aux bâtiments et aux parkings. <http://www.uclouvain.be/75082>

• Avantages sociaux pour le personnel UCL
Les membres du personnel de l'UCL peuvent bénéficier d'avantages et de facilités, parfois sur présentation de votre carte de mebre de l'UCL. Vous pouvez les consulter sur le site du Service de gestion des ressources humaines (RHUM).
<http://www.uclouvain.be/67985> 

Vous venez d’être engagé(e) à l’UCL. Pour en savoir plus dans d'autres domaines... 

• Vous êtes invités à participer à une séance d'information liée au bien-être au travail. Vous prendrez notamment connaissance des procédures d'urgence internes à l'UCL mais aussi des consignes à respecter pour travailler dans les meilleures conditions. <http://www.uclouvain.be/282389>