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Dimona
La Dimona. Quelques précisions... Dans l'informatisation progressive des rapports entre les employeurs et les différentes institutions de sécurité sociale, une étape fort importante a été franchie le 1er janvier 2003. Depuis, tous les employeurs doivent procéder à la déclaration immédiate (Déclaration IMmédiate-ONmiddellijke Aangifte - DIMONA), par voie électronique, de chaque engagement et de chaque départ d'un membre de leur personnel. La motivation avancée par les pouvoirs publics pour introduire un tel système est, d'abord, la simplification administrative : à terme, les employeurs seront dispensés de répondre aux demandes d'informations émanant des diverses institutions de sécurité sociale, parce que les renseignements nécessaires seront fournis, en une seule fois, grâce à la déclaration multifonctionnelle ; ensuite, ceux-ci seront partagés, grâce à la Banque-carrefour, entre tous les utilisateurs. Mais, derrière cet 'argument de vente' du système, apparaît aussi l'objectif de lutter contre le travail au noir ainsi que celui de disposer d'informations statistiques 'en temps réel' (et non plus avec le délai actuellement inévitable lié à l'attente des diverses déclarations qu'employeurs, comme travailleurs, doivent périodiquement introduire). 1. A l'embauche, l'employeur doit communiquer, au plus tard au moment où le travailleur débute ses prestations, via le site de l'ONSS (https://www.securitesociale.be/site_fr/index.htm), les informations suivantes :
Lors de la sortie, il doit communiquer, au plus tard le premier jour ouvrable qui suit la fin de l'emploi déclaré, par la même voie, les mêmes données (ou le code Dimona qui lui aura été communiqué) et la date de sortie de service. 2. Il n'est pas envisageable d'éluder la rigueur de ces échéances. En effet, les institutions compétentes pourront puiser les moyens d'un contrôle imparable dans les informations recueillies au travers de la déclaration trimestrielle à l'ONSS. Prenons un exemple : un travailleur entre en service le 21 octobre 2002 ; mais la Dimona n'est communiquée que le 24 octobre ; officiellement, le contrat n'aura pris cours qu'après l'envoi de la Dimona, mais la rémunération aura été payée dès le 21 octobre et la déclaration trimestrielle le fera apparaître ; le caractère tardif de la Dimona sera ainsi révélé de façon automatique. L'obligation de déclaration immédiate est assortie de lourdes sanctions pénales (on parle au bas mot de 2.479 euros (100.000 francs belges) par infraction ; ce montant est multiplié par le nombre de travailleurs pour lesquels le non-respect de l'obligation est enregistré, avec un plafond de 620.000 euros (25 millions de francs belges) !). Avec un doublement de ces sommes en cas de récidive. Même lorsque des sanctions pénales ne sont pas appliquées, le défaut de déclaration régulière expose l'employeur au paiement d'amendes administratives importantes (745 euros (30.000 francs belges) par irrégularité). Que faire pour respecter la Dimona ? Lors des séances d'information organisées les 26 et 28 novembre dernier, respectivement à Louvain-la-Neuve et à Louvain-en-Woluwé, le Service du personnel s'est engagé à ce que toute embauche et toute sortie soient déclarées de façon régulière s'il dispose de toutes les informations nécessaires au moins trois semaines avant la date envisagée pour l'entrée en service ou la fin des prestations. Ce délai de sécurité a été déterminé après examen attentif des pratiques administratives annoncées dans d'autres universités et en concertation avec la KULeuven. Les informations nécessaires (celles dont il est impératif de disposer au moment d'établir le contrat préalablement à la déclaration d'entrée en service) varient bien sûr selon les situations ; elles peuvent être synthétisées comme suit : 1. A l'embauche : pour le travailleur : ses nom et prénoms, adresse, situation familiale, nationalité, coordonnées bancaires, numéro d'inscription à la sécurité sociale (NISS) figurant sur sa carte SIS et plus généralement toutes les informations recensées dans le formulaire de demande d'engagement d'un chercheur ou boursier ; 2. A la fin des prestations : la possibilité éventuelle de renouveler ou de prolonger le contrat au delà de son échéance (terme du contrat ou fin d'un préavis). Nous sommes conscients de ce que ces nouvelles contraintes, indispensables pour assurer le respect strict des exigences réglementaires, apparaîtront fort lourdes dans le contexte très spécifique de la gestion des ressources humaines à l'Université. Nous invitons toutefois chacun à s'y soumettre ; la solidarité de tous permettra sans aucun doute de continuer à fournir un service de qualité.
Voir aussi la rubrique "15 lignes pour comprendre":
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